(lsb h) Die ab dem 25. Mai 2018 geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stellt die hessischen Sportvereine vor Herausforderungen. Das hat der Landessportbund Hessen e.V. (lsb h) nun mitgeteilt. „Derzeit erreicht uns eine Vielzahl von Anfragen. Das zeigt, dass unsere rund 7.700 hessischen Vereine das Thema Datenschutz sehr ernst nehmen und genau überprüfen, ob sie alle Regeln einhalten bzw. wo noch Nachholbedarf besteht“, sagt Rolf Hocke, Vizepräsident Vereinsmanagement des lsb h.
Gleichzeitig führe die zusätzliche bürokratische Belastung viele Vorstandsmitglieder an die Grenzen der Belastbarkeit. „Viele kämpfen mit den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und fühlen sich erst einmal überfordert“, bringt es Rolf Hocke auf den Punkt. Daher plant der Landessportbund die Einrichtung einer Servicestelle Datenschutz.

So soll eine Basisberatung der Vereine ermöglicht werden. Denn: „Das Gesetz wurde nicht erlassen, um uns Ehrenamtliche zu ärgern, sondern um Menschen vor Missbrauch von Daten zu schützen. Tun wir das nicht, drohen kostenintensive Unterlassungs- oder Schadensersatzansprüche, Bußgelder und Imageschäden. Die meisten Vereine, davon bin ich überzeugt, gehen schon heute verantwortungsbewusst mit den personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder um. Dies müssen wir in der Zukunft besser dokumentieren – und damit zeigen, dass unsere Vereine modern aufgestellt und vorbildlich geführt werden“, ergänzt Landessportbund Präsident Dr. Rolf Müller. Dem Landessportbund schreibt er dabei eine wichtige unterstützende Rolle zu.

„Angesichts der Flut an Anfragen stoßen unsere Mitarbeiter derzeit an ihre Grenzen“, berichtet Vizepräsident Rolf Hocke. Ausdrücklich weist er deshalb auf das Vereinsberaterportal des Landessportbundes Hessen hin: Unter www.lsbh-vereinsberater.de/datenschutz hat der Landessportbund die wichtigsten Regelungen der neuen Verordnung zusammengefasst und Arbeitshilfen für Vereine eingestellt. Neben einem „Erste-Hilfe-Blatt“ gibt es zum Beispiel eine Muster-Satzungsklausel oder ein Muster-Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. „Wir raten unseren Vereinen: Nutzen Sie diese Informationen und passen Sie die Muster für ihren Verein an“, so Hocke.

Präsident Dr. Rolf Müller weist zudem darauf hin, dass in fast allen der 23 hessischen Sportkreise Informationsveranstaltungen zum Thema angeboten werden und die Bildungsakademie des Landessportbundes entsprechende Fortbildungsangebote in ihrem Programm hat – bereits seit über zehn Jahren. „Das Thema Datenschutz war schon vor der Datenschutz-Grundverordnung ein sehr wichtiges. Im Gespräch mit unseren Vereinen merken wir, dass viele von ihnen sich schon seit Langem damit beschäftigen und entsprechende Konzepte entwickelt haben. Alle anderen müssen nun dringend nachziehen.

Rechtsanwalt Dr. Frank Weller, Vorsitzender des Landesausschusses Recht, Steuern und Versicherung des Landessportbundes Hessen, beantwortet die wichtigsten Fragen, die Vereinen zum Thema Datenschutz auf der Seele brennen. Das Interview bzw. Auszüge daraus können Sie gerne für Ihre redaktionelle Berichterstattung verwenden.

 
„Datenschutz geht auch Vereine etwas an“

Ab dem 25. Mai 2018 gelten in allen EU-Staaten die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Viele darin getroffene Regelungen sind an die bisherigen deutschen Datenschutzgesetze angelehnt. Einige Abweichungen haben es aber in sich! Der Landessportbund Hessen (lsb h) rät seinen Vereinen deshalb dringend, sich mit der Thematik auseinanderzusetzen und zu prüfen, ob alle Vorgaben erfüllt werden. Rechtsanwalt Dr. Frank Weller, Vorsitzender des lsb h-Landesausschusses Recht, Steuern und Versicherung (LA-RSV), erklärt, worauf zu achten ist.

Dr. Weller, wohl alle Vereine speichern und verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Mitglieder. Dürfen sie das auch in Zukunft?

Ja! Zumindest die Daten, die nötig sind, um ein geregeltes Funktionieren des Vereines entsprechend dem Satzungszweck (Förderung des Sports) zu gewährleisten. Das sind zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Kontakt- und Bankdaten der Mitglieder, aber etwa auch die Qualifikationen der Übungsleiter. Ähnliches gilt für die Weitergabe von Daten: Um den Vereinszweck erfüllen zu können, müssen den zuständigen Dachverbänden Übungsleiterdaten zur Verfügung gestellt werden. Andernfalls erhält der Verein keine Förderung. Auch um einen Spielerpass zu beantragen, ist es nötig – und damit erlaubt – gewisse Mitgliederdaten an den Verband weiterzugeben. Auch im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit dürfen bestimmte Daten veröffentlicht werden, z.B. auf der Homepage. Ich glaube also nicht, dass Vereine durch das neue Datenschutzrecht in ihrer Tätigkeit eingeschränkt werden. Gegebenenfalls werden nun aber einige Vereine darauf aufmerksam, dass sie beim Umgang mit personenbezogenen Daten noch sensibler werden müssen, etwa was die Löschung von Daten nach dem Austritt eines Mitglieds angeht. Auch in technischen Bereichen sehe ich noch Nachholbedarf, zum Beispiel beim Passwortschutz von Computern, mit denen Vereinsverantwortliche zu Hause arbeiten.

Laut der DS-GVO müssen Vereine einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn mindestens zehn Personen ständig mit der „automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten“ beschäftigt sind. Was bedeutet das?

Dass schon rein rechtlich sehr viele hessische Vereine einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Denn nicht nur Vorstandsmitglieder hantieren mit Daten, häufig auch Übungsleiter, etwa wenn sie regelmäßig ausgefüllte Anmeldeformulare entgegennehmen oder anhand von gedruckten Listen abgleichen, ob alle Teilnehmer ihres Angebots auch Mitglieder sind. Prinzipiell ist es aber für alle Vereine sinnvoll, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Ansonsten ist laut Gesetz nämlich der Vorstand zuständig, der häufig schon eine Fülle an Aufgaben zu erfüllen hat. Datenschutz ist auf jeden Fall zu wichtig, um das Thema nachrangig zu behandeln!

Gibt es Kriterien, die ein Datenschutzbeauftragter erfüllen muss?

Zu allererst darf der Datenschutzbeauftragte eines Vereins nicht gleichzeitig Vorstandsmitglied sein. Ansonsten muss die Person laut Gesetz Fachwissen im Datenschutzrecht und der Datenschutzpraxis haben. Eine verpflichtende Ausbildung gibt es nicht, wir raten jedoch zumindest zu einer Fortbildung, wie sie etwa die Bildungsakademie des Landessportbundes Hessen anbietet. Zudem würde ich ein gewisses Technikverständnis voraussetzen, um entsprechende Schutzmaßnahmen zur Datensicherheit auch umsetzen zu können. Das Gesetz verlangt zudem ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“.

Das klingt kompliziert ...

... ist aber unumgänglich – und häufig auch für den Verein selbst aufschlussreich. Schließlich hilft es, sich vor Augen zu führen, wer überhaupt mit welchen personenbezogenen Daten arbeitet. Zusammengefasst kann man sagen, dass in einem „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ festgehalten ist, welche personenbezogenen Daten gespeichert werden, wozu dies geschieht, wer für die Datensicherheit verantwortlich zeichnet, ob und wenn ja zu welchem Zweck die entsprechenden Daten weitergegeben werden und wie diese Daten geschützt werden. Zudem sollten Fristen für die Löschung der Daten benannt werden. Im Zusammenhang mit den Informationspflichten, die im neuen Gesetz verschärft wurden, sollte ein Verein solche Informationen auch auf einem – so fordert es das Gesetz – gut verständlichen Info-Blatt zusammenstellen, das er zum Beispiel auf seiner Webseite veröffentlicht. Auch mit der Aufnahme in die Satzung kann der Verein seinen Informationspflichten gegenüber den Mitgliedern weitestgehend nachkommen.

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